Privacybeleid

A. ALGEMEEN DEEL

1.1. VERZAMELEN EN VERWERKEN VAN GEBRUIKERSGEGEVENS

Dit privacybeleid is bedoeld om gebruikers van de websites die gehost worden op www.pestana.com, www.secure.pestana.com, www.pousadas.pt en ecommerce.pestana.com, hierna en ook wel in het kort (‘site’) gedetailleerde informatie te verstrekken over de manier waarop Pestana Management - Serviços de Gestão S.A., een naamloze vennootschap gevestigd te Rua Jau, n.º 54, 1300 - 314 Lissabon, ingeschreven bij het Handelsregister van Lissabon onder het enkele registratie- en rechtspersonennummer 511230397 en Intervisa - Viagens e Turismo Unipessoal, Lda, gevestigd te Rua Jau, n.º 54, 1300-314 Lissabon, ingeschreven bij het Handelsregister van Lissabon onder het enkele registratie- en rechtspersonennummer 502669152 (hierna ‘Pestana Group’), als verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers, uw persoonsgegevens verwerken.

In principe worden persoonsgegevens gevraagd wanneer de gebruiker zich registreert of op de website navigeert, contact en/of nieuwsbrieven aanvraagt, een interactie heeft met de chatbot, zich abonneert op een bepaald product of een bepaalde dienst, informatie verstrekt of aanvraagt, zich aansluit bij het loyaliteitsprogramma 'Pestana Guest Club', een product koopt of een contractuele relatie aangaat met de Pestana Group door een verblijf in een van onze accommodaties te boeken.

De verzamelde en verwerkte persoonsgegevens bestaan voornamelijk uit informatie met betrekking tot naam, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, e-mailadres, adres, btw-nummer, creditcardgegevens (alleen verzameld voor betalingsdoeleinden), hoewel er ook andere persoonsgegevens verzameld kunnen worden die nodig of handig zijn voor het leveren of verzamelen van diensten door de Pestana Group.

De Pestana Group verzamelt en verwerkt ook informatie over de kenmerken van uw hardwareapparaat, uw IP-adres en browser-/softwarekenmerken, evenals informatie over de pagina's die de gebruiker op de site bezoekt. Deze informatie omvat mogelijk uw browsertype, domeinnaam, toegangstijden en de links waarmee u de site hebt bezocht ('gebruiksinformatie'). Wij gebruiken deze informatie om de kwaliteit van uw bezoek aan onze site te verbeteren en, indien u daar toestemming voor geeft, om uw gebruikersprofiel en browsegedrag op de site te analyseren, de conversie van advertenties op de site te meten en commerciële en marketinginformatie te sturen toegespitst op uw profiel.

In dit privacybeleid worden gebruiksinformatie en persoonsgegevens aangeduid als 'gebruikersgegevens'.

In het kader van dit privacybeleid betekent een contractuele relatie alle contracten die worden gesloten tussen de Pestana Group en de daaraan verbonden organisaties, ongeacht hun doel.

1.2. GEGEVENSONTVANGERS

De gebruikersgegevens die door de Pestana Group worden verzameld, worden niet gedeeld met derden zonder toestemming van de gebruiker, met uitzondering van de in onderstaande paragraaf genoemde situaties. Echter, in het geval dat de gebruiker diensten van de Pestana Group contracteert die worden geleverd door andere organisaties die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, kunnen de gebruikersgegevens worden doorgegeven aan en/of geraadpleegd door deze organisaties, mits noodzakelijk voor de levering van de genoemde diensten.

Onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden mag de Pestana Group gebruikersgegevens doorgeven of communiceren aan andere organisaties indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract tussen de gebruiker en de Pestana Group, of voor precontractuele procedures op verzoek van de gebruiker, indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke verplichting waaraan de Pestana Group moet voldoen, of indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van de legitieme belangen van de Pestana Group of derden. Als gebruikersgegevens aan derden worden doorgegeven, worden alle redelijke inspanningen gedaan om ervoor te zorgen dat de ontvanger de overgedragen gebruikersgegevens gebruikt op een manier die in overeenstemming is met dit privacybeleid.

Als de gebruiker een reservering maakt voor een verblijf in een van onze hotels, worden zijn/haar persoonsgegevens verwerkt met het oog op de aansluiting bij en het beheer van de bijstandsverzekering die beschikbaar is voor alle gasten tijdens hun verblijf in de accommodaties van de Pestana Group. Met het oog hierop geeft de Pestana Group de onderstaande persoonsgegevens door aan Seguradora RNA SEGUROS DE ASSISTÊNCIA, S.A., die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke: volledige naam, nationaliteit, geboortedatum, paspoort- of identiteitskaartnummer, land van herkomst, incheckdatum, uitcheckdatum.

Voor meer informatie over hoe RNA omgaat met uw persoonsgegevens, zie.

I) PRIVACYBELEID

Voor de verwerking van gebruikersgegevens maakt de Pestana Group gebruik van onderaannemers, of kan hier gebruik van maken, die door de Pestana Group zijn ingeschakeld om gebruikersgegevens namens de Pestana Group en in overeenstemming met de instructies van de Pestana Group te verwerken, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en dit privacybeleid.

Deze onderaannemers mogen gebruikersgegevens niet aan andere organisaties doorgeven, tenzij de Pestana Group hiertoe vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven.

De Pestana Group verbindt zich ertoe om alleen aan die onderaannemers uit te besteden die maximale veiligheid bieden bij de uitvoering van de gepaste technische en organisatorische maatregelen, om de bescherming van de rechten van gebruikers te garanderen. Alle onderaannemers aan wie de Pestana Group het verwerken van gegevens heeft uitbesteed, zijn aan de Pestana Group verbonden door middel van een schriftelijke overeenkomst waarin met name het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het type persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen en de rechten en plichten van de partijen en andere vereisten van artikel 28 van de AVG worden geregeld.

Overeenkomstig de informatieplicht die op de Pestana Group van toepassing is, worden hieronder de categorieën onderaannemers vermeld waaraan de persoonsgegevens van gebruikers van de website en klanten van de Pestana Group worden doorgegeven:

Categoriën onderaannemers: Bedrijven voor software- en systeemlicenties, onderhoud, ondersteuning en technische bijstand
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Beheer/onderhoud/ondersteuning van de systemen en software die de activiteiten van de Pestana Group ondersteunen
Categoriën onderaannemers: Bedrijven die betalingsdiensten, EDI- en elektronische factureringsdiensten, software voor boekhoudkundig, belasting- en administratief beheer en bedrijfsondersteuning verwerken
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Financieel en boekhoudkundig beheer van facturering aan klanten, leveranciers en dienstverleners
Categoriën onderaannemers: Sales promotors
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Promoten/verkopen van diensten van de Pestana Group
Categoriën onderaannemers: Direct marketing ondersteunende bedrijven/partners op het gebied van digitale marketing
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Hulp bij het verzenden van e-mailmarketing, het analyseren van prestaties en gebruikersprofielen en de impact en verspreiding van reclame
Categoriën onderaannemers: Bedrijven die klanttevredenheid meten
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Verzenden van evaluatieformulieren van klanten
Categoriën onderaannemers: Beveiligings-/bewakingsbedrijven en bedrijven voor het onderhoud en de reparatie van beveiligingssystemen
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Cameratoezicht voor de beveiliging van mensen en eigendommen
Categoriën onderaannemers: Bedrijven die verblijven van klanten beheren
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Leveren van diensten in verband met het verblijf van klanten in de verschillende commerciële vestigingen van de Pestana Group
Categoriën onderaannemers: Klantenservicebedrijven
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Guests contact and support

II) Third Parties:

Pestana Group kan ook communiceren met andere derden die niet gekwalificeerd zijn als onderaannemers onder de voorwaarden van artikel 4, lid 8 van de AVG. Deze organisaties hebben geheimhoudingsplicht en hebben zich er allemaal toe verbonden om persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de AVG.

De Pestana Group geeft de gegevens in detail door aan andere ontvangers:

Categorieën van ontvangers: Uitzendbureaus
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Uitzending van uitzendkrachten
Categorieën van ontvangers: Bedrijven die een commerciële vestiging binnen de faciliteiten van de Pestana Group exploiteren
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Aanvullende en ondersteunende diensten voor klanten
Categorieën van ontvangers: Verzekeringsmaatschappijen
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Reisverzekering voor klanten
Categorieën van ontvangers: Bedrijven die verschillende diensten verlenen tijdens het verblijf van de gast binnen de faciliteiten van de Pestana Group
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Parkeren, autoverhuur en tuinonderhoud
Categorieën van ontvangers: Social Media
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Marketingcampagnes
Categorieën van ontvangers: Reisbureaus en touroperators
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Boeken van verblijven en verlenen van hoteldiensten
Categorieën van ontvangers: Adviseurs en advocaten
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Adviesverlening en juridische diensten
Categorieën van ontvangers: Diverse bedrijven die extra diensten aanbieden op verzoek van klanten
Doel van de verwerking van persoonsgegevens: Taxi/shuttlediensten, parkeerservice, autoverhuur, het boeken van restaurants en andere activiteiten op verzoek van de klant

1.3. KANALEN VOOR GEGEVENSVERZAMELING

De Pestana Group kan gegevens direct (d.w.z. rechtstreeks van de gebruiker) of indirect (d.w.z. via partnerorganisaties of derden) verzamelen. Het verzamelen verloopt via de onderstaande kanalen:

Directe verzameling: in persoon, per telefoon, via e-mail of via de site;
Indirecte verzameling: via partners of groepsbedrijven en officiële organisaties.

2. ALGEMENE PRINCIPES DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP GEBRUIKERSGEGEVENSVERWERKING

Wat betreft de algemene principes met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, verbindt de Pestana Group zich ertoe om ervoor te zorgen dat de gebruikersgegevens die door de groep worden verwerkt:

in overeenstemming met de wet, eerlijk en transparant zijn ten opzichte van de gebruiker;
verzameld worden voor specifieke, objectieve en legitieme doeleinden en niet verder verwerkt worden op een manier die in strijd is met deze doeleinden;
toereikend, gerechtvaardigd en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
nauwkeurig en bijgewerkt zijn wanneer nodig, met alle benodigde maatregelen om ervoor te zorgen dat onjuiste gegevens, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, onmiddellijk worden gewist of gecorrigeerd;
bewaard worden op een manier die het mogelijk maakt de gebruiker alleen te identificeren voor de periode die nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens verwerkt worden;
zodanig worden verwerkt dat de veiligheid ervan is gewaarborgd, met inbegrip van de bescherming tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen verlies, vernietiging of onvoorziene schade, door middel van passende technische of organisatorische maatregelen.

Gegevensverwerking door de Pestana Group is toegestaan en legitiem wanneer ten minste een van de onderstaande situaties van toepassing is:

de gebruiker heeft zijn/haar vrijwillige, positieve, uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming gegeven voor de verwerking van gebruikersgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
de verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst die is afgesloten met de gebruiker, of voor precontractuele procedures op verzoek van de gebruiker;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de Pestana Group is onderworpen;
de verwerking is noodzakelijk om essentiële belangen van de gebruiker of een andere persoon te verdedigen;
de verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de legitieme belangen van de Pestana Group of van derden (tenzij de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de gebruiker die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, voorrang hebben).

De Pestana Group is verplicht ervoor te zorgen dat de verwerking van gebruikersgegevens alleen wordt uitgevoerd onder de hierboven genoemde voorwaarden en met inachtneming van de hierboven genoemde principes.

Wanneer de verwerking van gebruikersgegevens door de Pestana Group wordt uitgevoerd op basis van uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van deze toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die door de Pestana Group wordt uitgevoerd op basis van de toestemming die eerder door de gebruiker is gegeven.

De opslag- en bewaartermijn van de gegevens varieert naargelang het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt. De gegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, rekening houdend met het door de Pestana Group goedgekeurde beleid voor gegevensbewaring.

Er gelden ook wettelijke vereisten die het verplicht maken om gegevens gedurende een minimumperiode te bewaren. Om die reden, en ook als er geen specifieke wettelijke verplichting is, worden de gegevens alleen opgeslagen en bewaard voor de minimale periode die nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of vervolgens verwerkt, en aan het einde van die periode worden de gegevens verwijderd.

3. GEBRUIK EN DOELEINDEN VAN GEBRUIKERSGEGEVENSVERWERKING

In het algemeen worden gebruikersgegevens door de Pestana Group gebruikt voor de onderstaande doeleinden:

het aanbieden van hoteldiensten en aanverwante diensten (restaurants, bars, spa, enz.);
aankoop en beheer van vouchers;
beheer van gebruikerscontacten en reageren op prijsopgaven;
vragen beantwoorden die op de chatbot van de site worden gesteld;
facturering en incasso van de gebruiker;
het informeren van de gebruiker, op zijn/haar verzoek, over nieuwe producten en diensten die beschikbaar zijn op de site en/of in de hotelaccommodaties, over speciale aanbiedingen en acties, over bijgewerkte informatie over de activiteiten van de Pestana Group en, in het algemeen, met het oog op de marketing van de Pestana Group en de hotelaccommodaties, via elk communicatiemiddel, inclusief met gebruik van elektronische middelen;
deelname aan campagnes om contacten of interesses te verzamelen op de sociale netwerken van de Pestana Group;
lidmaatschap van het loyaliteitsprogramma van de Pestana Group (‘Pestana Guest Club’) dat toegang geeft tot afgeschermde delen van de site;
ervoor zorgen dat de site voldoet aan de behoeften van de gebruiker, door content te ontwikkelen en te publiceren die zo goed mogelijk is aangepast aan de verzoeken en het type gebruiker, door de zoekmogelijkheden en functionaliteiten van de site te verbeteren en door bijbehorende of statistische informatie over het soort profiel van de gebruiker te verkrijgen (analyse van verbruiks- en browseprofielen);
afsluiten en beheren van de bijstandsverzekering voor alle klanten tijdens hun verblijf in de accommodaties van de Pestana Group;
versturen van tevredenheidsonderzoeken;
het opnemen van telefoongesprekken die gevoerd worden in het kader van het aanvragen of verstrekken van informatie over boekingen, vouchers en andere producten of diensten en hun commerciële voorwaarden en gebruiksvoorwaarden, evenals de totstandkoming van een contractuele relatie, zowel in de fase van de totstandkoming van het contract als tijdens de duur ervan.

De Pestana Group kan informatie over de gebruiksvriendelijkheid combineren met geanonimiseerde demografische gegevens voor onderzoeksdoeleinden en kan het resultaat van deze combinatie gebruiken om relevantere content op de site aan te bieden. Met toestemming van de gebruiker kan de Pestana Group in bepaalde beperkte delen van de site persoonsgegevens combineren met informatie over de gebruiksvriendelijkheid om u meer gepersonaliseerde content te kunnen bieden.

4. RECHTSGRONDEN VOOR HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de onderstaande doeleinden:

Verwerkingsactiviteit: Beheer van contractuele relatie

• Profielanalyse en sitenavigatie

• Het boeken en leveren van hotel- en aanverwante diensten
• Vastleggen van elektronische communicatie via webchat binnen het toepassingsgebied van de contractuele relatie
• Gespreksopname binnen het toepassingsgebied van de contractuele relatie
• Gespreksopname om de kwaliteit van de service te bewaken
• Aankoop van vouchers
• Een verblijfsverzekering afsluiten en beheren